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La certification qualité des OF - QUALIOPI

| Publié le 19 novembre 2019 | Dernière mise à jour le 20 novembre 2019
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A partir du 1er janvier 2021, tous les organismes de formation devront être certifiés pour pouvoir bénéficier des fonds publics ou mutualisés des financeurs de la formation (OPCO, Commission Paritaire Interprofessionnelle Régional (CPIR), Etat, Régions, Caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi ou Agefiph) – [article L 6316-1 du code du travail].

Le ministère du travail a confié au Cofrac la responsabilité d’accréditer les organismes certificateurs intervenants auprès des prestataires de formation.

Quel que soit le certificateur choisi, les modalités d’audit et de certification seront identiques offrant une garantie d’équité aux prestataires de formation.

La certification sera délivrée sur la base de critères qualité. Ils seront appréciés au moyen d’indicateurs fixés par un référentiel national, au cours d’un audit réalisé par un organisme certificateur.

Deux décrets et deux arrêtés publiés au JO le 08 juin 2019 fixent les modalités d’application de ce nouveau dispositif.

Quels sont les organismes concernés par la nouvelle certification ?

Tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier des fonds publics ou mutualisés de la formation professionnelle doivent obtenir la certification unique à compter du 1er janvier 2021.

Sont donc concernés les organismes délivrant des actions de formation mais également ceux réalisant des bilans de compétences, des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE), et des actions de formation par l’apprentissage.

REMARQUE : les CFA existants au 06 septembre 2018 ne seront concernés qu’à partir du 1er janvier 2022.

Quels sont les organismes certificateurs ?

L’article L 6316-2 du code du travail applicable à partir du 1er janvier 2021 prévoit que la certification est délivrée soit :

* Par un organisme certificateur accrédité à cet effet ou en cours d’accréditation par le COFRAC ou par tout autre organisme signataire d’un accord européen multilatéral pris dans le cadre de la coordination européenne des organismes d’accréditation. La liste de ces organismes est publiée sur le site internet du ministère dont vous trouverez le lien ci-dessous.

* Par une instance de labellisation reconnue par France Compétences sur la base du référentiel national sur la qualité. La liste de ces instances sera mise à disposition du public par France Compétences et révisée tous les 3 ans.

Quelle est la durée de validité de la certification ?

La certification est délivrée pour 3 ans. Celle-ci peut être suspendue ou retirée (décret n° 2019-564 du 06 juin 2019).

Quels sont les critères qualité qui seront évalués en vue de la certification ?

Le décret relatif à la qualité des actions de formation prévoit les critères qualité du référentiel national sur la base desquels les organismes de formation doivent se faire certifier (décret n° 2019-564 du 06 juin 2019).

7 critères doivent être réunis, 6 d’entre eux correspondent aux critères actuellement prévus à l’article R 6316-1 du code du travail (modifié à compter du 1er janvier 2021). Un critère supplémentaire relatif à l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel a été ajouté.

Les 7 critères qualité du référentiel national :

1° Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
2° L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
3° L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
4° L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
5° La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
6° L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
7° Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

REMARQUE : les organismes qui obtiennent la certification avant le 1er janvier 2021 sont réputés satisfaire aux critères qualité prévus à l’actuel article R 6316-1 du code du travail en vigueur jusqu’au 31 décembre 2020 (décret n° 2019-564 du 06 juin 2019).

Quels sont les indicateurs permettant d’évaluer les critères qualité ?

Les indicateurs d’appréciation des critères qualité sont définis dans un référentiel national contenu en annexe du décret n° 2019-565 du 06 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.
Pour chacun des 7 critères, le référentiel précise les indicateurs à mettre en œuvre, en fonction de la catégorie d’action concernée (action de formation, bilan de compétence, VAE, apprentissage).

La certification peut-elle être limitée à certaines catégories d’actions ?

L’organisme peut limiter sa demande de certification à certaines catégories d’actions, dans ce cas il informe en amont le certificateur (décret n° 2019-565 du 06 juin 2019).

Quelle est la périodicité des audits de certification ?

Pour attribuer une certification, l’organisme certificateur évalue les critères de qualité selon les indicateurs du référentiel national au cours d’un « audit initial ». En cas de résultat satisfaisant, la certification est délivrée pour 3 ans (décret n° 2019-565 du 06 juin 2019). Des « audits de surveillance » permettent de s’assurer de la bonne application du référentiel une fois la certification délivrée, ils interviennent entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification (article 2 de l’arrêté du 06 juin 2019).

Un « audit de renouvellement » sera effectué au cours de la 3ème année avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat. Enfin, un « audit d’extension » peut être réalisé si le candidat souhaite certifier une nouvelle catégorie d’actions, en sus des catégories déjà certifiées. Il est réalisé à tout moment du cycle de certification conformément au déroulement d’un audit initial dans le périmètre de l’extension.

La durée des audits varie en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de formation et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles l’organisme demande à être certifié. Elle est définie à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national. Elle peut augmenter en cas d’échantillonnage (organismes multi-sites).

Les organismes certifiés ou labélisés bénéficient-ils d’un audit simplifié ?

Les modalités de l’audit initial de certification sont allégées si l’organisme dispose d’une certification ou d’une labellisation de qualité en cours de validité au moment de sa demande (en application de l’article R 6316-3 en vigueur avec terme du 1er janvier 2019 au 1er janvier 2021). La durée de l’audit est alors raccourcie et le périmètre adapté puisque seuls certains indicateurs seront visés.

Quid de la certification des organismes multi-sites ?

Dans le cas d’un organisme implanté sur plusieurs sites, la certification porte sur l’ensemble des sites. Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Pour être qualifié de multi-sites l’organisme candidat doit satisfaire plusieurs conditions, comme un système qualité unique ou l’identification de sa fonction centrale notamment.

Si les conditions sont remplies, l’audit de certification peut être réalisé sur la base d’un échantillonnage qui doit être représentatif de la variété des sites (les modalités de calcul du nombre de sites représentatifs constituant l’échantillon est précisé à l’article 6 de l’arrêté du 06 juin 2019).

REMARQUE : le texte prévoit qu’un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme. Un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.

Si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est refusée à l’ensemble de l’organisme multi-sites (il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification).

Que se passe t-il en cas de non-conformité lors de l’audit ?

Une non-conformité au référentiel est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée (décret n° 2019-565 du 06 juin 2019).

La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.
La certification peut être suspendue ou retirée dans les 3 mois en cas de non conformités majeures non levées. La sanction est identique en cas de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces (article 5 de l’arrêté du 06 juin 2019).

Est-il possible de faire une nouvelle demande en cas de refus ?

En cas de refus de certification auprès d’un organisme certificateur, il ne peut déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois à compter de la date de refus (article 8 de l’arrêté du 06 juin 2019).

Quelles sont les modalités pratiques de l’audit ?

L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national détaille les données que l’organisme certificateur doit collecter auprès de l’organisme de formation, le délai de proposition de la date d’audit, le lieu de réalisation et les modalités de transmission des résultats de l’audit. Il précise également les informations que doit comporter le certificat délivré par l’organisme certificateur, les modalités de réalisation de l’audit de surveillance, les modalités d’échantillonnage, les cas de transfert de reprise et de transfert de certification notamment (arrêté du 06 juin 2019).

L’organisme de formation est-il libre de choisir l’organisme certificateur ?

Le choix de l’organisme certificateur revient au prestataire d’actions concourant au développement des compétences. Il relève de sa responsabilité de vérifier que l’organisme certificateur est accrédité ou en cours d’accréditation pour délivrer la certification (article 3 de l’arrêté du 6 juin 2019). Si un organisme certificateur en cours d’accréditation n’a finalement pas obtenu son accréditation, les certificats déjà délivrés restent valides pendant une période de 6 mois. En cas de suspension ou de retrait de l’accréditation ou de cessation d’activité de l’organisme accréditeur, les prestataires titulaires d’un certificat délivré par ledit organisme choisissent un autre organisme certificateur pour transférer leur certification (articles 4 et 5 de l’arrêté du 6 juin 2019).

Ci-après lien concernant la liste des organismes certificateurs actualisée régulièrement :
https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs

Guide de lecture - Référentiel national qualité
Décret n° 2019-564 - qualité actions formation
Décret n° 2019-565 - référentiel national qualité
Arrêté 06 06 2019 - modalités d’audit référentiel national
Arrêté 06 06 2019 - exigence accréditation organ certificateurs
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